Vytvoření nové zakázky
Nová zakázka může být vytvořena několika způsoby, na základě toho, v jaké roli vystupuje uživatel systému. Returns poskytuje dvě základní rozhraní — rozhraní pro koncové zákazníky, které je vhodnější pro uživatele bez znalosti fungování systému a rozhraní pro prodejny, servisní střediska a správce, které nabízí pokročilé volby.
Na základě toho, zda je uživatel prodejna, servisní středisko nebo správce/vlastník, tak rozhraní nabízí ještě rozdílné množství volitelných parametrů zakázky. Například správce/vlastník může zvolit, kterému servisnímu středisku má být zakázka přiřazena. Servisní středisko samo ne, nově vzniklá zakázka je vždy přiřazena jemu.
Vytvoření zakázky z rozhraní pro koncové zákazníky
Koncový zákazník zakázku začíná vytvářet přímo na adrese firma.zaslat.cz, první krok formuláře je rovnou na úvodní stránce.
Některá pole nebo kroky nemusí být ve formuláři vaší společnosti vůbec zobrazeny. Záleží na tom, jaké služby má vaše firma povolené a jaké služby mají aktivní jednotlivá servisní střediska. Pro více informací se obraťte na naši zákaznickou podporu.
Informace o výrobku
V prvním kroku je nejprve třeba vybrat druh zakázky.
- Záruční servis – oprava výrobku, u kterého ještě běží záruka. Obvykle prováděna bezplatně.
- Pozáruční servis – oprava výrobku, který už nemá platnou záruku nebo je na něm vyžadován úkon, na nějž se záruční podmínky nevztahují.
- Poptávka služeb – požadavek na zaslání cenové nabídky provedení servisního úkonu. Servisní středisko po obdržení poptávky zašle nabídku. Více v informacích o fakturaci a nabízených službách.
V případě poptávky služeb není automaticky spolu s potvrzením (ne vytvořením) zakázky objednána doprava, ale je nutné ji objednat samostatně.
Následně uživatel zvolí konkrétní model výrobku (výčet je konečný a nelze zadat jinou hodnotu než některou z nabízených). Typ výrobku se vybere automaticky podle modelu.
Dále uživatel vloží sériové číslo (nepovinná hodnota) a datum, kdy výrobek zakoupil. Datum nákupu je povinné pouze pro záruční zakázky.
Výběr služeb
Na druhém kroku má uživatel možnost si vybrat z nabízených služeb k jeho zakázce. Může se jednat buď o výběr požadované opravy či o upsell (např. k opravě telefonu si navíc objedná vyčištění konektorů).
Dále uživatel musí povinně zadat popis zakázky. Pokud jde o záruční zakázku, je povinný i doklad o nákupu (jediný dokument). Volitelně může uživatel přidat další přílohy, např. video nebo fotografie dokumentující jeho požadavek.
Kontaktní údaje
Na této obrazovce zákazník vloží svoje osobní údaje. Pokud jde o firemního zákazníka, může zadat i název firmy a IČ/DIČ.
Zvláštní pozornost je třeba věnovat státu, neboť stát (region) je jeden z atributů nastavených u každého servisního střediska (omezujícího jeho působnost).
Předání výrobku
Zákazník má tři možnosti, jak předat výrobek do servisního střediska:
- Svoz z adresy.
- Odevzdání na sběrném místě.
- Osobní předání v servisním středisku.
V prvním případě si zákazník zvolí termín svozu v rámci nejbližších 7 pracovních dnů. V druhém případě zákazník výrobek může odevzdat na sběrném místě vybraného dopravce — po zvolení této možnosti se zákazníkovi otevře mapa s nejbližšími sběrnými místy.
Pozor, v případě některých dopravců (např. PPL, FedEx, UPS) je nutné, aby si zákazník štítek na balík vytiskl sám i v případě svozu z adresy. Štítek mu dorazí emailem a současně mu bude nabídnut ke stažení na detailu zakázky.
Pokud má zákazník zájem předat výrobek osobně, opět se mu otevře mapa, ale tentokrát si zákazník vybere přímo servisní středisko, kam výrobek odevzdá. Jedině v tomto případě je zřejmé, do kterého servisního střediska bude zakázka přiřazena, u ostatních způsobů předání výrobku se o tom rozhodne až následně na základě logistických pravidel a potvrzení volby osoby potvrzující zakázku.
Vrácení výrobku
Zákazník má možnost si zvolit i způsob, jakým chce výrobek obdržet zpět po opravě. Jsou mu opět nabídnuty stejné možnosti jak v případě předání. Dokonce je možné možnosti libovolně kombinovat, takže je přípustné výrobek odevzdat v servisu osobně a následně požadovat jeho zaslání s vyzvednutím na výdejním místě.
Současně s výběrem způsobu vrácení výrobku musí zákazník potvrdit souhlas s podmínkami zajištění přepravy, balení výrobku a podmínkami poskytování služby, pokud je firma do systému nahrála v modulu Značky.
Dokončení objednávky
Po úspěšném odeslání zakázky je zákazník informován o dokončení procesu a současně je mu potvrzení zasláno emailem. Dalším krokem je pak potvrzení objednávky (přiřazení servisnímu středisku), které musí učinit správce nebo vlastník. O potvrzení dorazí opět zákazníkovi notifikace emailem.
Vytvoření zakázky ze správního rozhraní
Správce, vlastník, servisní středisko či prodejna má možnost projít procesem zadávání zakázky rychleji. Vytvoření zakázky ve správním rozhraní je rozděleno do tří kroků.
Výrobek
Rozhraní prvního kroku je stejné jako v případě formuláře pro koncové zákazníky. Včetně povinných i nepovinných polí.
Vlastnosti zakázky
Druhý krok se již značně liší. Uživatel má možnost si zvolit následující:
- Jazyk zákazníka – toto ovlivňuje, v jakém jazyce budou zákazníkovi chodit notifikační emaily.
- Vaše značka zakázky – vhodné pole pro případ, že zakázku zadává například servisní středisko či prodejna a chce si ji spárovat se svým interním číslem zakázky/opravenky ve svém systému.
- Servis – správce či vlastník má možnost zvolit, kterému servisnímu středisku má být zakázka přiřazena.
- Předání výrobku – zde si uživatel může zvolit, jakým způsobem chce výrobek přijmout do servisního střediska. Je též možné si zvolit, že nemá být po vytvoření zakázky automaticky objednána žádná doprava volbou Žádná příchozí zásilka (jednosměrná zakázka).
- Předprodejní servis – volba označuje, že jde o servisní zásah ještě před prodejem koncovému zákazníkovi.
- Vrátit peníze – volba označuje, že zákazník žádá o vrácení ceny výrobku po dokončení zakázky.
Při vytváření zakázky ze správního rozhraní je tato po vytvoření potvrzena a přiřazena servisnímu středisku. Současně se automaticky objedná doprava, pokud je nastaveno předání výrobku. Jedinou výjimkou je stav, kdy prodejna nemá nastaveno žádné předvolené servisní středisko, v tom případě je nutné, aby zakázku potvrdil správce nebo vlastník stejně jako v případě zakázek od koncových zákazníků.
Zákazník
Zatímco koncový zákazník musí vždy vyplnit své osobní údaje, a to i v případě, že zakládá zakázku opakovaně, servisní středisko, prodejna, správce nebo vlastník toto činit nemusí — může nalézt profil již existujícího zákazníka nebo, v případě prodejny, využít to, že systém údaje do formuláře automaticky předvyplní.
V případě opakovaných zakázek je zákazník spojen do jednoho účtu díky párování přes jeho emailovou adresu. Takže i pokud zvolí jinou adresu nebo telefon, stále je možné jeho zakázky snadno najít díky společnému prvku.
Dokončení objednávky
Po vytvoření zakázky je uživatel vrácen na přehled zakázek, kde vidí nově vytvořenou zakázku.
Potvrzení zakázky
Zakázka, kterou vytvořil koncový uživatel nebo prodejna bez přiřazeného servisního střediska, musí být před tím, než je možné ji realizovat, potvrzena. Do doby potvrzení nemá zakázka přiřazeno žádné servisní středisko a tudíž ani servisní středisko zakázku ze svého účtu nevidí a nemůže s ní pracovat.
Pokud si zákazník zvolil osobní předání výrobku do servisního střediska nebo bylo servisní středisko přednastaveno např. chytrým tlačítkem nebo vloženým formulářem, na dialogu potvrzení zakázky je tato informace taktéž zobrazena. I přesto můžete volbu preferovaného servisního střediska změnit.
Pokud chcete změnit přiřazení zakázky servisnímu středisku (přehodit zakázku na jiné servisní středisko), je nutné tlačítkem Upravit zakázku změnit stav zakázky na Čeká na potvrzení. Pak se vám opět zpřístupní dialog pro potvrzení zakázky, kde můžete změnit servisní středisko, jemuž je zakázka přiřazena.